Nebenkostenabrechnung als Vermieter: Inhalt, Schlüssel, Fristen

Was in die Abrechnung darf

Umlegen darfst du die Betriebskosten aus § 2 der Betriebskostenverordnung — aber nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Dazu gehören unter anderem Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, Sach- und Haftpflichtversicherung für das Gebäude sowie der Hausmeister.

Nicht hinein gehören Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung, die Instandhaltungsrücklage der Eigentümergemeinschaft, Bankgebühren und Versicherungen, die nur dich schützen, etwa Mietausfall- oder Rechtsschutzversicherung.

Wie verteilt wird

Es gilt der Umlageschlüssel aus dem Mietvertrag. Ist nichts vereinbart, wird nach Wohnfläche verteilt; Kosten, die nach erfasstem Verbrauch anfallen, nach Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB). Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung vor, 50 bis 70 % nach Verbrauch zu verteilen, den Rest nach Fläche. In bestimmten älteren, schlecht gedämmten Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung sind 70 % Pflicht.

Beispiel: eine Wohnung im Sechsparteienhaus

Das Haus hat 480 m² Wohnfläche, die Wohnung 72 m². Es gibt keine Wohnungswasserzähler, deshalb wird alles nach Wohnfläche verteilt. Die Vorauszahlung beträgt 80,00 € im Monat. Heizung und Warmwasser laufen über eine eigene Heizkostenabrechnung und sind hier nicht enthalten.

Mieterwechsel im Jahr

Zieht eine neue Mieterin zum 1. Juni ein, schuldet sie nur die Kosten für ihre sieben Monate: 525,00 € statt 900,00 €. Die übrigen fünf Monate rechnest du mit dem Vormieter ab. Ihre Vorauszahlungen zählen ebenfalls nur für diese sieben Monate.

Die Fristen

• Abrechnungszeitraum: abgerechnet wird jährlich, also über höchstens zwölf Monate.
• Zugang beim Mieter: spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Zeitraums. Für das Jahr 2025 also bis zum 31.12.2026. Kommt sie später, kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen — außer du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).
• Einwände des Mieters: bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang. Geht die Abrechnung am 10.04.2026 zu, also bis zum 30.04.2027.
• Vorauszahlungen anpassen: Nach einer Abrechnung können beide Seiten die Vorauszahlung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).

Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absenden. Wer knapp vor Fristende verschickt, sollte den Zugang nachweisen können, etwa durch persönliche Übergabe mit Zeugen oder Einwurf durch einen Boten.